Навигация
 
Главная  - Бухгалтерский учет, аудит  - Книги  - Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.
<< Содержание < Предыдущая

РОЗДІЛ 3 ОРГАНІЗАЦІЯ ТЕХНОЛОГІЇ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ

Основні терміни і поняття: облікова номенклатура; організація облікових номенклатур; реквізит; первинні документи; облікові реєстри; рух носіїв облікової інформації; організація руху носіїв облікової інформації; оперограма; документограма; графік руху носіїв облікової інформації; поточний і постійний архів; організація роботи архіву.

3.1. Організація облікових номенклатур

Облікова інформація має доволі складну структуру, а тому у спеціалізованій літературі пропонуються кілька варіантів її класифікації за різними істотними ознаками. Отже, з огляду на таку багатозначність облікова інформація, безперечно, потребує організації.

Як уже зазначалося в розд. 2, облікова інформація не є хаотичним потоком у межах облікової системи. Вона рухається і видозмінюється за встановленою схемою: «вхід до системи—система—вихід із системи». Якість цього руху та його швидкість залежать від того, наскільки ретельно виконано підготовчі роботи з упорядкування вхідної інформації, проектування раціонального проходження інформації через систему та групування інформації на виході із системи згідно з її споживачами.

Ідеться про інформацію стосовно об’єктів обліку, їхнього стану, форми та функціонування, руху і т. ін. Такі дані, подані у вигляді переліку, називають обліковою номенклатурою. Зрозуміло, що виконання поставлених щойно завдань можливе лише за умови певної організації сукупності облікових інформаційних даних, які стосуються господарських фактів і операцій, тобто організації облікових номенклатур.

Облікові номенклатури, формуючись під впливом господарської діяльності суб’єкта господарювання, характеризують об’єкти обліку. Тому для подальшого викладу є сенс пригадати із курсу «Бухгалтерський облік в бюджетних установах» склад головних об’єктів бухгалтерського обліку виконання кошторису. До них, зокрема, належать:

  • доходи загального фонду;
  • доходи спеціального фонду;
  • грошові кошти (безготівкові, готівкові);
  • видатки (касові і фактичні; із загального та спеціального фондів);
  • розрахунки з дебіторами і кредиторами (передусім — розрахунки з оплати праці, зі стипендіальних виплат, з постачальниками і підрядчиками, з іншими кредиторами та дебіторами);
  • інші зобов’язання (довгострокові і короткострокові);
  • необоротні активи (основні засоби; інші необоротні матеріальні активи; нематеріальні активи);
  • матеріальні запаси (виробничі запаси; тварини на вирощуванні і відгодівлі; малоцінні та швидкозношувані предмети; матеріали й продукти харчування; готова продукція; продукція сільськогосподарського виробництва);
  • капітал бюджетних установ (фонд у необоротних активах; фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах; результат виконання кошторису).

Зауважимо, що класифікація облікових номенклатур за об’єктами обліку є початком їх організації. Очевидно, що в установах, які впродовж певного часу здійснюють господарську діяльність, проблем з формулюванням такої класифікації не виникає. Новоствореним установам доцільно з метою відповідного групування облікових номенклатур скористатися інструктивними матеріалами стосовно порядку відбиття господарських операцій бюджетних установ і організацій у системі плану рахунків бухгалтерського обліку.

Наступний крок — характеристика та розробка облікових номенклатур за об’єктами обліку. Відповідно до цього визначається шлях руху та обробки інформації від входу в систему до виходу її із системи.

Згадаймо, що весь процес бухгалтерського обліку поділяється на три етапи: первинного, поточного та підсумкового обліку. Оскільки облікові інформаційні потоки проходять усі зазначені етапи, потрібно ідентифікувати облікові номенклатури для кожного з етапів. При цьому, щоб досягти повноти, а також конкретизувати адресність та призначення облікової інформації, варто окремо деталізувати кожний етап.

Етап первинного обліку

  • Пункт «складові характеристики облікової номенклатури». Зазначені дані потрібні як для формування повноцінної достатньої загальної характеристики облікової номенклатури, так і для проектування нових форм документації. Фактично цим пунктом визначаються майбутні реквізити конкретної інформаційної сукупності. Як відомо з курсу «Теорії бухгалтерського обліку», реквізит — це мінімальна структурна одиниця, достатня для повної характеристики предмета. Мінімальність реквізиту означає, що його не можна і не доцільно далі подрібнювати. Реквізити поділяють на реквізити-ознаки (номер документа, назва запасів, необоротних активів, кредиторів, дебіторів і т. ін.) та реквізити-основи (кількість товарно-матеріальних цінностей, ціна, сума і т. ін.).
  • Пункт «причина виникнення факту». Ця інформація характеризує джерело надходження інформаційних потоків та причину їх виникнення. Під джерелами інформаційних потоків тут потрібно розуміти контрагентів фінансово-господарських відносин (установи), що викликали зазначену операцію. Визначаючи суб’єктів таких відносин, користуються традиційною схемою (рис. 3.1). Під обставинами, унаслідок яких утворилися зазначені інформаційні потоки, розуміють причину виникнення операції. Це може бути, скажімо, придбання товарно-матеріальних цінностей, настання терміну нарахування та виплати заробітної плати, стипендій, вибуття товарно-матеріальних цінностей, необхідність здійснення господарських видатків, видатків на відрядження, виявлення під час інвентаризації надлишків чи нестачі товарно-матеріальних цінностей і т. ін.

Суб’єкти  фінансово-господарських відносин  бюджетних  установ

Рис. 3.1. Суб’єкти фінансово-господарських відносин бюджетних установ

  • Пункт «документи, в яких фіксується факт господарської операції». Тут містяться дані стосовно первинної документації, тобто такої, в якій вперше з’являється інформація про відповідну трансакцію. Це, наприклад, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, накладні-вимоги, прибуткові та видаткові ордери, лімітно-забірні картки, акт приймання—передачі, акти списання, табель обліку використаного робочого часу і т. ін.
  • Пункт «завдання, в яких використовується дана інформація». Такі завдання визначаються відповідно до напрямків бухгалтерського обліку, в яких відбивається відповідна операція. Так, придбання медикаментів у порядку планових платежів безпосередньо стосується таких напрямів бухгалтерського обліку:
  • облік медикаментів і перев’язувальних засобів;
  • облік розрахунків у порядку касових платежів;
  • облік касових видатків.

Водночас у разі отримання медикаментів у порядку гуманітарної допомоги виконуються такі завдання:

  • облік медикаментів та перев’язувальних засобів;
  • облік доходів бюджетних установ.

Етап поточного обліку

  • Пункт «облікові реєстри, в яких фіксуються дані первинного обліку». Визначається сукупність відомостей, нагромаджувальних відомостей, карток, книг та інших носіїв інформації поточного етапу бухгалтерського обліку.
  • Пункт «реквізити облікових реєстрів». Це також важлива характеристика облікових номенклатур поточного обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри являють собою певний вид носіїв облікової інформації, призначених для систематизації та нагромадження інформації первинних документів, для відбиття на рахунках бухгалтерського обліку та звітності.

Етап підсумкового обліку

  • Пункт «форми і найменування звітності, в яких відбиваються дані інформаційні потоки» (розшифровує номенклатуру звітних форм, які визначаються в єдиній системі даних про майновий і фінансовий стан організації, про результати її діяльності і містять як окремі показники, так і загальнофункціонально призначені для відбиття відповідних напрямків обліку). Зауважимо, що для загальних звітних форм (баланс виконання кошторису доходів і видатків, звіт про виконання кошторису доходів і видатків) доцільно вказувати рядок, де має бути відбито зазначену інформацію.

Таблиця 3.1

Організація облікових номенклатур за напрямком «Облік грошових коштів на спеціальних реєстраційних рахунках»

№ з/п

Облікова номенклатура

Первинний облік

Складові характеристики

Причини виникнення факту

Документи, в яких фіксуються факти господарської діяльності

Завдання, в яких використовуються інформаційні дані

якісні

кількісні

1

Надійшла на спеціальний реєстраційний рахунок плата за навчання у вищому навчальному закладі безготівковим перерахуванням

• Від кого • Кому • Дата • Номер рахунка • Підстави

• Сума

Укладання контракту на навчання студентів

Платіжне доручення; виписка з рахунка

Облік операцій з власними надходженнями; облік розрахунків з дебіторами

2

Внесено кошти, що надійшли як плата за навчання до каси вищого навчального закладу, на спеціальний реєстраційний рахунок установи

• Від кого • Кому • Дата • Номер рахунка • Підстави

• Сума

Укладання контракту на навчання

Квитанція об’яви на внесення готівки; виписка з рахунка; видатковий касовий ордер

Облік операцій з власними надходженнями; облік касових операцій

Закінчення табл. 3.1

№ з/п

Облікова номенклатура

Поточний облік

Облікові реєстри, в яких фіксуються дані первинного обліку

Реквізити облікових реєстрів

1

Надійшла на спеціальний реєстраційний рахунок плата за навчання у вищому навчальному закладі безготівковим перерахуванням

Загальні реквізити МО

• Назва установи • Місяць та рік складання • Код за ДКУД

• Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ • номер запису

Меморіальний ордер № 3

• Дата виписки органу Держказначейства (установи банку) • дебет субрахунка _____ • кредит субрахунка _____

• залишок на початок місяця • залишок на кінець місяця • сума оборотів за МО • усього

Меморіальний ордер № 4

КЕКВ • назва організації, установи, дата, номер документа • залишок на початок місяця за субрахунком 364 • дебет субрахунка 364, дата, номер документа, коррахунок — сума, інші записи

• кредит субрахунка 364, дата, номер документа, кор. субрахунок — сума, інші записи • залишок на кінець місяця за субрахунком 364 • сума оборотів за МО • усього

2

Внесено кошти, що надійшли як плата за навчання до каси вищого навчального закладу, на спеціальний реєстраційний рахунок установи

Меморіальний ордер № 1

• Дата звіту касира • дебет субрахунка _____ • кредит субрахунка _____ • усього

• залишок на кінець місяця • залишок на початок місяця • сума оборотів за МО

Меморіальний ордер № 3

• Дата виписки органу Держказначейства (установи банку) • дебет субрахунка _____ • кредит субрахунка _____

• залишок на початок місяця • залишок на кінець місяця • сума оборотів за МО • усього

 

 

Касова книга

• Номер документа • залишок на початок дня • від кого одержано або кому видано • номер коррахунка

• прибуток • видаток • разом за день • залишок на кінець дня • у т. ч. на зарплату

Картка аналітичного обліку готівкових операцій

• КФК вид спеціального фонду • КЕКВ • залишок на початок місяця

• надходження, видаток, залишок на кінець дня • усього

 

№ з/п

Облікова номенклатура

Підсумковий облік

Форми звітності, які містять інформацію щодо облікових номенклатур

Користувачі інформації

Завдання, в яких використовуються інформаційні дані

1

Надійшла на спеціальний реєстраційний рахунок плата за навчання у вищому навчальному закладі безготівковим перерахуванням

ф. № 4-1 мд (мм); ф. № 4-1 кд (км); ф. № 4; Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами; ф. № 7 мд (мм); ф. № 7 кд (км), ф. № 7; Звіт про заборгованість бюджетних установ

Міністерство освіти і науки; управління Державного казначейства України; головний бухгалтер установи; керівник установи (ректор ВНЗ)

Контроль за виконанням кошторису установи в частині спеціального фонду; планування заходів та видатків спеціального фонду установи на майбутній рік

2

Внесено кошти, що надійшли як плата за навчання до каси вищого навчального закладу, на спеціальний реєстраційний рахунок установи

ф. № 4-1 мд (мм); ф. № 4-1 кд (км); ф. № 4

Міністерство освіти і науки; управління Державного казначейства України; головний бухгалтер установи; керівник установи (ректор ВНЗ)

Контроль за виконанням кошторису установи в частині спеціального фонду; планування заходів та видатків спеціального фонду установи на майбутній рік

  • Пункт «користувачі інформації». Визначається коло внутрішніх і зовнішніх споживачів, які використовують інформаційні дані, що їх містять відповідні форми звітності.
  • Пункт «завдання, в яких використовуються дані» (його бажано включати до організації облікових номенклатур). Окреслюються сфери управлінської діяльності (як на мікро-, так і на макрорівні), для яких відповідні підсумкові показники обліку становлять інформаційне забезпечення.

Організація облікових номенклатур реалізується за допомогою такого графічного методичного прийому, як таблиця (табл. 3.1). Зауважимо, що організація облікових номенклатур зводиться, по суті, до ідентифікації певних інформаційних полів щодо відповідних носіїв інформації. Це пояснюється тим, що інформація фінансово-господарської сфери набуває статусу об’єкта, а отже, і юридичної сили із занесенням її у відповідний носій. Тому організація облікових номенклатур є основою організації носіїв інформації.



 
Главная
Банковское дело
Бухгалтерский учет, аудит
Инвестиции
Экономика
Налоги
Финансы
Финансовое право
Прочие дисциплины
Карта сайта
Правила користування