5.4. Документооборот і його організація. Зберігання документів

Документооборот — це рух документів з моменту їх складання чи одержання від інших підприємств до передавання на зберігання в архів після здійснення певних записів в облікових реєстрах.

Основні етапи документообороту:

• складання і оформлення документа;

• прийняття документа бухгалтерією;

• рух документа відділами;

• передавання документа для обробки засобами обчислювальної техніки й повернення назад;

• передавання документа в архів.

Для забезпечення рівномірного руху документів розробляють графік документообороту, в якому передбачають послідовність проходження документів, роботу кожної ланки, зазначають конкретних виконавців тощо.

Документи зберігають в архіві, який може бути поточним і постійним. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів поточного року, а постійний розміщують у спеціально обладнаному приміщенні.

Строки зберігання документів і звітності встановлює Головне державне управління при Кабінеті Міністрів України. Наприклад, Головні книги та особові рахунки робітників і службовців, баланси та звіти зберігають постійно, акти документальних ревізій — 5 років, документи, що стали підставою для облікових записів, — 3 роки.

Контрольні питання

1. Охарактеризуйте матеріальні носії первинної облікової інформації.

2. Що означає документація господарських операцій?

3. За якими ознаками класифікують бухгалтерські документи?

4. У чому полягають уніфікація і стандартизація документів?

5. Що таке документооборот? Його сутність.